Chữ ký số trên hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống thông qua hình thức đặt in hay tự in hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp hiện nay ưa chuộng sử dụng hóa đơn điện tử hơn với công nghệ quản lý thông minh, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng thành thạo mọi thao tác trong quá trình triển khai. Một trong những vướng mắc thường gặp đó là vấn đề chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Tiêu thức chữ ký số trên hóa đơn điện tử được quy định như thế nào? Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy có cần chữ ký không? Bài viết sau sẽ làm rõ những thắc mắc trên.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số được hiểu là một dạng của chữ ký điện tử. Thiết bị này được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai, giúp mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp nào đó nhằm xác thực tính toàn vẹn và chủ thể của file dữ liệu, thông tin được gửi và thường thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử qua mạng Internet.

Cũng giống như chữ ký trên các chứng từ giấy hay con dấu của doanh nghiệp, chữ ký số cũng được thừa nhận về mặt pháp luật.

Hiện nay, các quy định về việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử đều đã được quy định rất nghiêm ngặt và rõ ràng trong Khoản 7, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập và xuất.

Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:

– Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán, mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.

– Đối với bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

3.  Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần chữ ký số không?

Theo đúng quy định của pháp luật thì bên bán và bên mua được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông, tuy nhiên chỉ được chuyển đổi duy nhất 01 lần.

Để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy thì bản hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

– Hóa đơn điện tử phải có ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi, phải được ghi rõ là “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”. 

Hồ sơ kê khai thuế và thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế 

Những điều người lao động cần biết khi tham gia bảo hiểm xã hội

– Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử và họ tên đầy đủ.

Như vậy, theo quy định trên, khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì chỉ cần tới tiêu thức chữ ký của người tiến hành chuyển đổi lên hóa đơn giấy mà không cần tới ký chữ ký số để chứng minh hóa đơn điện tử đó đã được chuyển đổi. Tiêu thức chữ ký số là không bắt buộc đối với hóa đơn chuyển đổi.